Gentile Cliente,
L'Agenzia delle Entrate, con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, ha fornito importanti chiarimenti in materia di trattamento fiscale delle spese di trasferta.
Tra gli aspetti di maggiore interesse operativo è stato precisato che il rimborso chilometrico determinato sulla base dei costi di esercizio ACI costituisce una spesa di viaggio e trasporto anche quando la trasferta è effettuata all'interno del territorio comunale.
Ne consegue che, ricorrendone i presupposti e nel rispetto degli ordinari obblighi di documentazione, il relativo rimborso non concorre alla formazione del reddito del percettore e conseguentemente non costituisce base imponibile contributiva.
Si tratta di un chiarimento particolarmente rilevante, poiché in passato gli spostamenti all’interno del Comune venivano esclusi dall'applicazione del regime di favore.
L’agenzia, inoltre, ha chiarito che non concorrono a formare il reddito, in quanto spese di viaggio, i rimborsi delle spese di pedaggio e di parcheggio comprovate da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta, sostenute in occasione delle trasferte, sia all’interno sia al di fuori del territorio comunale.
Soggetti interessati
Il chiarimento riguarda i rimborsi chilometrici corrisposti a:
- dipendenti;
- collaboratori;
- amministratori, purché il compenso percepito non costituisca reddito di lavoro autonomo professionale.
Determinazione del rimborso
Il costo chilometrico del veicolo può essere determinato mediante il servizio 'Calcolo costi chilometrici' messo gratuitamente a disposizione dall'Automobile Club d'Italia (ACI), accessibile al seguente link: Calcolo costi chilometrici ACI."
È opportuno evidenziare che i costi chilometrici non devono essere confusi con le tabelle ACI utilizzate per il calcolo del fringe benefit delle autovetture aziendali concesse in uso promiscuo, trattandosi di strumenti destinati a finalità completamente diverse.
Le tariffe ACI rappresentano un parametro di riferimento per la determinazione del rimborso. L'impresa può pertanto prevedere, mediante regolamento aziendale, accordo individuale o altra idonea disciplina interna, il riconoscimento di un rimborso chilometrico inferiore a quello risultante dai costi ACI, purché il criterio adottato sia predeterminato, applicato in modo uniforme e adeguatamente documentato.
Resta naturalmente ferma la necessità che il criterio adottato sia predeterminato, applicato in modo uniforme e adeguatamente documentato.
Documentazione della trasferta
La documentazione della trasferta assume un ruolo essenziale, in quanto consente di dimostrare che il rimborso corrisposto riguarda effettivamente una spesa di viaggio e trasporto sostenuta nell'interesse. Affinché il rimborso possa essere correttamente riconosciuto e giustificato anche in sede di eventuale controllo fiscale, è indispensabile che ogni trasferta sia adeguatamente documentata.
La documentazione dovrà consentire di individuare con chiarezza almeno:
- il soggetto che ha effettuato la trasferta;
- la data (o le date) dello spostamento;
- il luogo di partenza e quello di destinazione e ritorno;
- la motivazione della trasferta;
- il veicolo utilizzato;
- i chilometri percorsi (meglio se allegando una evidenza internet che fornisce il dato);
- il costo chilometrico applicato;
- l'importo del rimborso richiesto.
A tal fine, lo Studio allega un fac-simile di richiesta di rimborso spese contenente gli elementi normalmente necessari ai fini amministrativi, contabili e fiscali. Il modulo può essere utilizzato per chiedere il rimborso di una trasferta o di più trasferte cumulative. (FAC-SIMILE DI RICHIESTA DI RIMBORSO SPESE)
Si fa presente che in sede di verifica l’Agenzia elle entrate valuta con particolare attenzione la coerenza e congruità della documentazione attestante la trasferta.
Si suggerisce di erogare il rimborso in modalità tracciata.
Utilizzo dell'autovettura privata in presenza di un veicolo aziendale
Si ricorda inoltre che, qualora l'impresa disponga di una (o più) autovetture aziendali normalmente utilizzabile per la trasferta, il ricorso all'autovettura privata dovrà essere supportato da un'idonea motivazione (ad esempio indisponibilità del mezzo aziendale, utilizzo contemporaneo da parte di altro personale o altre esigenze organizzative). In caso contrario, potrebbe risultare difficile giustificare il riconoscimento del rimborso chilometrico per l'utilizzo del mezzo proprio.
Lo studio resta a disposizione per eventuali chiarimenti.
Cordiali saluti.
