Fatture con descrizioni generiche: rischio di contestazione dei costi e dell’IVA

L’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972 richiede che la fattura contenga l’indicazione della natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi oggetto dell’operazione.

Sul punto è recentemente intervenuta anche la Corte di Cassazione (n. 12624 del 5 maggio 2026), ribadendo che una descrizione eccessivamente generica può determinare, in sede di controllo, la contestazione della detrazione dell’IVA qualora dalla fattura non sia possibile individuare con sufficiente precisione la prestazione effettuata e il contribuente non sia in grado di dimostrarne altrimenti l’effettiva esistenza.

Va aggiunto che la criticità non riguarda peraltro esclusivamente la detrazione dell'IVA: una descrizione generica, soprattutto se non accompagnata da adeguata documentazione di supporto, può rendere più difficoltosa anche la dimostrazione, ai fini delle imposte sui redditi e Irap, dell'effettività e dell'inerenza del costo sostenuto.

Il problema non riguarda, quindi, soltanto chi emette la fattura, ma soprattutto chi la riceve, registra il relativo costo e detrae l’IVA.

I casi che richiedono maggiore attenzione

Il rischio aumenta quando la fattura riguarda prestazioni immateriali, perché manca normalmente un bene fisicamente consegnato o un DDT che consenta di ricostruire immediatamente l'operazione.

È il caso, ad esempio, di consulenze direzionali, commerciali o finanziarie; servizi informatici e sviluppo software; marketing e comunicazione; assistenza amministrativa; ricerca di clienti o fornitori; intermediazioni. Una fattura recante semplicemente “consulenza commerciale”, “servizi informatici” o “prestazioni varie” rappresenta pertanto una situazione particolarmente delicata.

Ancora più rischiosa è la combinazione tra descrizione generica, importo elevato o ricorrente e assenza di un contratto o di altra documentazione dalla quale risulti concretamente che cosa sia stato fatto.

Particolarmente delicati sono gli addebiti relativi a management fee e servizi infragruppo, sui quali si concentra spesso l’attenzione dell’Amministrazione finanziaria in sede di verifica fiscale.

Il riferimento al contratto non sempre è sufficiente

È certamente opportuno indicare in fattura il riferimento al contratto, all'ordine, al preventivo o ad altro documento. Tuttavia, un semplice rinvio del tipo: “Consulenza come da contratto del 10 gennaio 2026” può non essere sufficiente se la fattura non consente comunque di comprendere quale prestazione sia stata resa.

Il caso richiamato nella sentenza della Cassazione è particolarmente significativo: era stata utilizzata la descrizione “Acconto consulenza legale. Mandato professionale del 4.10.2010”, ma l'Amministrazione aveva ritenuto la formulazione troppo generica, anche in considerazione:

• della mancata esibizione del contratto
• del fatto che il mandato professionale richiamato risultasse stipulato tra soggetti diversi.

Non occorre trasformare la fattura in una relazione tecnica

La descrizione deve essere adeguata alla natura dell'operazione. Non è necessario riportare in fattura ogni dettaglio dell'attività svolta quando esiste una documentazione complementare che consenta di ricostruirla:

• contratto
• ordine
• preventivo
• DDT
• SAL
• report delle attività
• corrispondenza commerciale
• altra documentazione equivalente.

Al riguardo, la Corte di giustizia UE ha chiarito che un'irregolarità formale della fattura non può, da sola, comportare la perdita della detrazione quando l'Amministrazione dispone delle informazioni necessarie per verificare i requisiti sostanziali dell'operazione. Ciò non toglie che una fattura correttamente descritta costituisca la prima e più immediata prova documentale dell'operazione e riduca sensibilmente il rischio di contestazioni.

La fattura non contestabile

In considerazione di quanto precede, invitiamo pertanto:

1. in sede di emissione: evitare descrizioni generiche e indicare in modo sufficientemente preciso i beni ceduti o le prestazioni effettuate, eventualmente richiamando contratto, ordine, DDT, SAL o altro documento;
2. in sede di ricezione: controllare le fatture prima della loro registrazione e, in presenza di descrizioni quali “consulenza”, “servizi”, “lavori”, “materiale vario”, “prestazioni professionali”, ecc., e richiedere al fornitore una descrizione più puntuale o conservare la documentazione che consenta di identificare inequivocabilmente l'operazione.

Particolare prudenza è raccomandata per le fatture di importo rilevante, per quelle periodiche e per le prestazioni di servizi immateriali.

Esempio n. 1

• Fattura da € 30.000 con descrizione “Consulenza aziendale mese di giugno”.
• Non diventa adeguatamente documentata per il solo fatto che sia stata regolarmente pagata con bonifico.
• Occorre poter spiegare chi ha fatto cosa, a quale titolo, in quale periodo e nell'interesse di quale attività dell'impresa, ed essere in grado di produrre la relativa documentazione.

Esempio n. 2

• Fattura da € 18.000 con descrizione “Servizi informatici”
• Se non esistono contratto, ordine, report, specifiche del software, documentazione degli interventi o altra evidenza dell'attività svolta, la genericità della fattura può diventare un serio problema in sede di verifica.

Esempio n. 3

• Fattura mensile da € 5.000 con descrizione “Servizi di consulenza – agosto 2026”.
• Il fatto che la fattura venga emessa ogni mese per lo stesso importo non dimostra, di per sé, quali attività siano state effettivamente svolte.
• È opportuno che il contratto individui le prestazioni comprese nel compenso periodico e che sia conservata documentazione idonea a dimostrare l'attività concretamente resa.

Lo studio resta a disposizione per eventuali chiarimenti

Cordiali saluti

Cordiali saluti.